3 værktøjer til automatiseret dokumentbehandling i din virksomhed for at forbedre dit workflow | AI i erhvervslivet #6

Hvad er automatiseret dokumentbehandling (IDP)?

Automatiseret dokumentbehandling er ikke bare scanning eller OCR. Det er et helt sæt teknikker, der gør det muligt for dig at håndtere dokumenter effektivt i din virksomhed. Her er de vigtigste fordele ved at bruge IDP-værktøjer:

• Besparelse af tid: Automatisering af gentagne opgaver, såsom at udtrække data fra dokumenter, giver medarbejderne mulighed for at fokusere på mere strategiske opgaver.
• Forbedring af nøjagtighed: IDP-værktøjer hjælper med at reducere fejl i dokumentbehandling, hvilket oversættes til besparelser og forhindrer overholdelsesproblemer.
• Styrkelse af overholdelse: IDP-værktøjer kan programmeres til at overholde specifikke regler og forskrifter for at hjælpe organisationer med at forblive compliant.
• Øget effektivitet: IDP-værktøjer kan hjælpe med at strømline dokumentbehandling, hvilket fører til mere effektivt arbejde.
• Forbedring af kundeservice: Hurtigere dokumentbehandling oversættes til bedre kundeservice.

Hvilke dokumenter kan behandles?

Ikke kun fakturaer eller kontrakter kan behandles automatisk. IDP kan håndtere mange typer dokumenter. Blandt dem er:

• Kontrakter – for eksempel ansættelseskontrakter eller kontrakter med kunder.
• Fakturaer – både indgående og udgående fakturaer.
• Rapporter – såsom salgsrapporter eller finansielle rapporter.
• Korrespondance – breve, e-mails og andre former for skriftlig kommunikation.
• Skemaer – undersøgelser, ansøgninger, indsendelser.
• Medicinske dokumenter – patientjournaler, testresultater.
• Finansielle dokumenter – kontoudtog, balanceopgørelser.
• Juriske dokumenter – juridiske aktiver, administrative beslutninger.

4 automatiserede dokumentbehandlingsteknikker

Intelligent Dokumentbehandling (IDP) er ikke bare en scanner til at overføre papirdokumenter til en computer. Det er flere teknikker, der gør det muligt for os at behandle dokumenter effektivt. Blandt dem er det værd at nævne:

1. OCR, Optisk Tegngenkendelse – en grundlæggende teknik til at læse tekst fra papirdokumenter. Det er oftest udgangspunktet for at automatisere behandlingen og cirkulationen af dokumenter i en virksomhed. Det er en gammel og velafprøvet løsning til scanning og genkendelse af den tekst, der findes i papirdokumenter. Med den stigende digitalisering bruger flere og flere virksomheder elektroniske dokumenter. Men i mange tilfælde gør juridiske krav det nødvendigt at opretholde og behandle papirdatabaser. Derfor er OCR stadig et bredt anvendt værktøj.
2. Tekstgenkendelse – analyse af tekststrukturen i dokumenter. Næste skridt i automatisk dokumentbehandling er at identificere digitaliserede data. En væsentlig del af maskinens forståelse af, hvad der er blevet scannet, er at skelne mellem relevante og irrelevante data. Det vil sige at genkende den nøgleinformation, der for eksempel kommer fra branding af den virksomhed, der har sendt dokumentet, eller utilsigtede forvrængninger eller snavs.
3. Dokumentklassificering – automatisk tildeling af dokumenter til kategorier. De genkendte dokumenter, eller de oplysninger, der er hentet fra dem, sendes derefter til en digital database. De klassificeres efter dokumenttype eller den handling, der skal tages baseret på dem. Dette kunne for eksempel være at sætte datoen for et møde på de digitale kalendere for dem, der er inviteret til en velgørenhedskoncert, eller at sende en personlig e-mail til en kunde, der opfordrer til feedback efter en klageproces.
4. Dokumentsøgning – hurtigt finde information i dokumentdatabasen. Takket være IDP er det lige så enkelt at finde en faktura fra en bestemt leverandør eller en billet købt for et bestemt beløb som at skrive et ord i søgefeltet.

Hvordan fungerer software til automatisk dokumentbehandling?

Software til dokumentbehandling er et værktøj, der bruger IDP-teknikker til at automatisere virksomhedens processer. Det kører både på computere og i skyen og kan integreres med andre systemer, såsom ERP (Enterprise Resource Planning) eller CRM (Customer Relationship Manager).

Document AI fra Google

Document AI er en cloud-baseret tjeneste fra Google, der har automatisk behandling af dokumenter. Det udnytter maskinlæring til at udtrække strukturerede data fra ustrukturerede dokumenter.

Document AI tilbyder mange funktioner, der gør det til et kraftfuldt værktøj til dokumentbehandling, såsom høj nøjagtighed, skalerbarhed, fleksibilitet og sikkerhed. Med Google Cloud AI-teknologi og et sæt af foruddannede modeller eller brugerdefinerede modeller i Workbench kan Document AI behandle en række dokumenttyper med høj nøjagtighed og hastighed. Dets ubestridelige fordele er:

• En enkelt platform til dokumentbehandling – ved at bruge en enkelt platform kan man hurtigt få adgang til alle modeller og værktøjer, herunder foruddannede modeller til dokumentbehandling såsom OCR og Form Parser, samt specialiserede modeller til specifikke industrier.
• AI-teknologi fra Google – Document AI bruger billedgenkendelse (herunder OCR) og naturlig sprogbehandling (NLP) teknologi fra Google til at skabe foruddannede modeller til dokumenter med høj værdi og høj volumen.
• Dataforbedring – muligheden for at verificere og berige behandlede oplysninger ved hjælp af Google knowledge graph-teknologi, som gør det muligt at kontrollere virksomhedsnavne, adresser og andre data baseret på oplysninger tilgængelige på internettet.
• Tilføjelse af menneskelig verifikation til processen – En ny Human-in-the-Loop AI-funktion opnår højere nøjagtighed i dokumentbehandling ved at tilføje øjeblikket for menneskelig accept til udvalgte processer.

Styrken ved Document AI fra Google er dens integration med andre Google Cloud-tjenester, hvilket hjælper dig med at skabe avancerede arbejdsgange. Prøv det online på denne adresse.

Rossum

Mens Document AI fra Google er bedst for virksomheder, der ønsker at drage fordel af avancerede cloud-teknologier og integrere dokumentbehandling med andre cloud-tjenester, er Rossum et fremragende valg for virksomheder, der har brug for en fleksibel og skalerbar løsning, der kan tilpasses specifikke forretningsbehov.

Kilde: Rossum.ai

Med andre ord er Rossum et lidt mindre sofistikeret, men lettere at bruge værktøj, der anvender kunstig intelligens til at udtrække data fra dokumenter. Det kan eliminere manuelle dokumentindtastningsprocesser og forbedre datanøjagtigheden. Takket være skyen er Rossum hurtig, præcis og nem at bruge. Det fungerer godt til behandling af forskellige typer dokumenter, såsom fakturaer, kontrakter og skemaer.

• Automatisk datacapture: Værktøjet klassificerer automatisk dokumenter, hvilket eliminerer dataindtastningsfejl, der kan føre til gebyrer og sanktioner. Det kan behandle dokumentdata i alle formater og kanaler, automatisere kommunikation for at eliminere manuel sporing, filtrere spam og duplikerede dokumenter samt rute og behandle dokumenter med et fleksibelt køsystem.
• Avancerede funktioner: Rossum tilbyder funktioner såsom forbehandling, validering, efterbehandling og rapportering. Dette gør værktøjet alsidigt og tilpasningsdygtigt til en række forretningsbehov.
• Brugerdefinerede løsninger: Rossum tilbyder brugerdefinerede løsninger til forskellige industrier og behov, såsom regnskab, onboarding, forsyningskædeledelse, ordrehåndtering og kvalitetskontrol.

Docsumo

Docsumo er bedst for virksomheder, der ønsker at behandle dokumenter hurtigt og effektivt uden at skulle engagere sig i komplekse modeltræningsprocesser. Det er en platform til nemt at behandle data fra store mængder ustrukturerede dokumenter med en nøjagtighed på over 99%. Det tilbyder mange funktioner såsom automatisk dokumentklassificering, datakategorisering, intelligent OCR, realtidsdatavalidering og meget mere.

Kilde: Docsumo.com

Docsumo er ideelt til små og mellemstore virksomheder, der ønsker at strømline deres dokumentbehandling.

• Alsidighed – Docsumo kan behandle en række dokumentformater, såsom fakturaer, kontoudtog, kontrakter, fragtdokumenter, energiregninger og mere.
• Intelligent udtrækning – Takket være avanceret AI-teknologi kan Docsumo præcist udtrække og gennemgå kun de felter, du har brug for fra sådanne komplekse dokumenter.
• Datavalidering – Opret Excel-lignende regler og formler for at validere udtrukne data inden for et dokument, mellem dokumenter eller mod en database.
• Automatisk klassificering – Docsumo kan automatisk skelne mellem forskellige dokumenter, før de behandles, hvilket gør det muligt at overføre data til den relevante database.
• Integration med systemer – Uanset branchen – forsikring, finans, logistik – tilbyder Docsumo en færdiglavet API, der nemt kan integreres i eksisterende systemer.
• Sikkerhed – Platformen er GDPR-kompatibel, SOC2-certificeret og HIPAA-kompatibel, hvilket sikrer, at virksomhedsdata er sikre og under din kontrol.

Docsumo har fået ros fra mange virksomheder verden over, herunder Arbor Realty Trust og National Debt Relief, som praler af en 95% no-touch behandlingsrate og 99% nøjagtighed takket være sin omfattende automatisering.

Sammenfatning

Automatiseret dokumentbehandling er nøglen til at strømline arbejdet i mange virksomheder. Med værktøjer som Document AI fra Google, Rossum og Docsumo kan virksomheder fremskynde forretningsprocesser, øge datanøjagtigheden og forbedre kundeservice. Valget af det rigtige værktøj afhænger af en virksomheds specifikke behov, men alle disse løsninger tilbyder avancerede funktioner, der hjælper virksomheder med at få succes i dagens digitale verden.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.