AI kalender. Hvordan optimerer du din tid i en virksomhed? | AI i erhvervslivet #107

Hvordan kan AI-kalender hjælpe med tidsstyring?

En AI-kalender kan betydeligt forbedre din virksomheds tidsstyring. Hvordan? Først ved at personalisere medarbejdernes tidsplaner. Ved at analysere historiske data om folks vaner og produktivitet kan en AI-kalender justere deres tidsplaner for at maksimere produktiviteten. Den kan også automatisere opgavestyring, idet den tager højde for flere vigtige faktorer såsom deadlines, prioriteter og opgaveafhængigheder.

Desuden viser undersøgelsen, at så meget som 60% af arbejdstiden bruges på ting som at besvare e-mails, deltage i unødvendige møder og søge efter information i en kaotisk samling af filer. Disse rutineopgaver kan med succes automatiseres med en AI-kalender.

Så hvad er de største udfordringer ved at implementere en sådan løsning? Først og fremmest nuværende vaner – du skal reorganisere din rutine og ændre den måde, du udfører dine daglige opgaver på. Omkostningerne kan også være en udfordring. AI-baserede værktøjer er ikke så billige. Desuden kan privatlivets fred for de data, der skal deles med en sådan kalender, være en bekymring.

Dog forsikrer de fleste producenter, at de følger strenge sikkerhedsstandarder, og at oplysningerne kun bruges til at optimere brugernes tidsplaner.

Synkronisering af teamkalendere. Clockwise

En af de største udfordringer, virksomheder står overfor, er ikke så meget tidsstyring, men vanskeligheden ved at finde en fælles dato for det møde, som en større gruppe mennesker skal deltage i. Her træder Clockwise (https://www.getclockwise.com/) ind, en app, der automatisk analyserer teammedlemmernes kalendere og foreslår et bekvemt tidspunkt for alle at mødes. Desuden overvåger den konstant medarbejdernes tidsplaner og, hvis nødvendigt, omplanlægger fleksible begivenheder for at give plads til prioriterede møder.

Clockwise er et produktivitetsværktøj, der optimerer individuelle og team tidsplaner for at frigøre tid til dybt arbejde uden forstyrrende opgaver, der opdeler dagen i korte øjeblikke. Det fungerer som en planlægningsassistent, der forstår brugerens præferencer og forsøger at konsolidere begivenheder, der ikke behøver at udføres på et bestemt tidspunkt. Clockwise beregner hurtigt det bedste tidspunkt for møder, opgaver og dybt arbejde. Det gør dette for hele teams og organisationer, så det bliver smartere, jo flere mennesker der bruger det.

Dette giver hvert teammedlem en klar kalender og gør det meget lettere at planlægge møder sammen. Ifølge data indsamlet af Clockwise sparer evnen til automatisk at foreslå aftaler alene op til 19 arbejdsdage om året! Dette viser potentialet ved at bruge AI til at synkronisere teamkalendere.

Kilde: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Planlægning af møder med kunder. Kronologic

At planlægge aftaler med kunder kan være en skræmmende opgave. Nogle gange er de travleste kunder de mest værdifulde for virksomheden, men det er meget svært at finde en dato, der passer dem til at mødes med vores sælgere.

I sådanne situationer kommer en applikation kaldet Kronologic (https://www.kronologic.com/) til undsætning, som kan automatisere hele processen med at arrangere møder med leads. Først foreslår den det mest bekvemme tidsrum baseret på en analyse af begge parters kalendere. For det andet, hvis mødet skal omplanlægges, fører Kronologic selvstændigt e-mailkorrespondance om sagen, indtil en gensidigt tilfredsstillende dato er fastsat.

Kronologic er en platform, der accelererer salget ved automatisk at sende invitations-e-mails, bruge AI til at forhandle ændringer i mødetidspunkter og koordinere det hele på tværs af teams. Med Kronologic kan virksomheder se og administrere teams på flere lokationer, identificere leads og sende automatiserede meddelelser til salgsrepræsentanter gennem en centraliseret portal.

På denne måde kan sælgere fokusere på at forberede sig til mødet i stedet for at spilde tid på at forsøge at planlægge en aftale. Især da antallet af leads, der skal behandles, ofte når flere hundrede om måneden!

Ifølge statistikker kan brugen af Kronologic øge konverteringen af aftaler med op til 17%. Som du kan se, er planlægning af aftaler med konsekvent travle kunder et andet område, hvor AI kan gøre underværker.

Kilde: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Hvordan kan en AI-kalender ændre den måde, din virksomhed styrer tid på?

Et andet smertepunkt for store, distribuerede teams er nogle gange vanskeligheden ved effektivt at styre opgaver. I en sådan situation kan Trevor (https://www.trevorai.com/) være nyttig til at optimere brugen af arbejdstid. Det gør det nemt og intuitivt at visualisere og prioritere alle de opgaver, der i øjeblikket konkurrerer om vores opmærksomhed. Hvad mere er, denne AI-kalender estimerer automatisk den tid, der er nødvendig for at fuldføre hver opgave. Den minder os også om kommende deadlines.

Trevor AI er en intuitiv daglig planlægger, der bruger AI-baseret tidsblokeringsteknologi til at hjælpe dig med at planlægge opgaver mellem din to-do-liste og realtidskalender. Trevor AI balancerer præcisionen af manuel træk-og-slip-planlægning med bekvemmeligheden ved automatisk planlægning. Dens intelligente forslag holder dit workflow balanceret og gør det lettere at beslutte, hvornår hvilke opgaver skal planlægges.

Trevor AI er særligt god til tidsblokering, hvilket giver brugerne mulighed for at fokusere på én opgave ad gangen uden forstyrrelser. Dette er fantastisk for produktiviteten og fjerner behovet for multitasking, som undersøgelser har vist kan reducere arbejdseffektiviteten betydeligt.

Kilde: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Sammenfatning

Som du kan se, kan en AI-kalender betydeligt forbedre tidsstyring og øge produktiviteten i store, distribuerede teams. Den automatiserer mange rutineopgaver, så medarbejderne kan fokusere på at vækste deres forretning og håndtere kunder.

Derfor er det værd at overveje implementeringen af en sådan løsning, som, på trods af de indledende omkostninger, vil betale sig betydeligt over tid i form af en målbar stigning i organisatorisk effektivitet. Synkronisering af kalendere, automatiseret planlægning af aftaler eller støtte i opgavestyring er blot nogle af anvendelserne af en AI-kalender, som har potentiale til at revolutionere tilgangen til planlægning af arbejdstid i moderne organisationer.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.