En trin-for-trin guide til, hvordan man opretter og administrerer produktdokumentation | Produktledelse #31

Hvad er produktdokumentation?

Produktdokumentation er en samling af tekst, visuelle elementer og videoer, der beskriver produktet, dets funktioner, hvordan det skal bruges, og andre relevante detaljer. Hovedformålet med at skabe dokumentation er at hjælpe brugerne med at forstå, hvordan de bruger produktet, især dets avancerede funktioner.

Dokumentation er vigtig, især hvis du skaber et digitalt produkt, der ikke kun skal betjene slutbrugere, men også integreres med andre produkter – for eksempel ved at give dig mulighed for at eksportere data til en anden applikation eller bruge en lokaliserings- eller kontaktdatabase.

For eksempel kan dokumentationen for et projektstyringsværktøj inkludere oplysninger om, hvordan man opretter et nyt projekt, hvordan man tilføjer teammedlemmer til et projekt og giver dem tilladelse til kun at ændre visse opgaver, hvordan man tildeler opgaver til flere personer samtidig, og hvordan man sporer deres fremskridt.

Elementer af produktdokumentation

Produktdokumentation kan inkludere:

• Brugermanual – et dokument, der giver oplysninger om produktfunktioner, installation, indstillinger og fejlfinding.
• Brugervejledning – et dokument, der forklarer, hvordan man udfører forskellige opgaver med produktet, såsom hvordan man bruger et foto-redigeringsprogram eller hvordan man spiller et computerspil.
• Vidensbase – en samling af artikler eller websider, der besvarer ofte stillede spørgsmål eller giver yderligere oplysninger om et produkt. Et eksempel kunne være “Hjælp Center” eller “Support” sektionen på hjemmesiden. Det bruges også ofte som en kilde til information for en chatbot, der hjælper kunder.
• FAQ – en liste over ofte stillede spørgsmål og svar om produktet. For eksempel, en hjemmeside eller PDF-fil, der inkluderer svar på spørgsmål som: “Hvordan nulstiller jeg min adgangskode?”, “Hvordan kontakter jeg kundesupport?” eller “Hvad er systemkravene for produktet?”.
• Vejledninger – videoer, der normalt er offentliggjort på virksomhedens hjemmeside eller YouTube, der demonstrerer, hvordan man bruger produktet eller udfører bestemte opgaver.
• Diagrammer og infografikker – grafiske repræsentationer af strukturen, funktionen eller processen for et produkt. For eksempel, et diagram, der viser, hvilke muligheder der skal vælges, når man konfigurerer en API.

Hvordan opretter man produktdokumentation?

Forstå målgruppen

Det første skridt i at oprette produktdokumentation er at forstå den målgruppe, som dette specifikke dokument vil blive rettet mod. Besvar følgende spørgsmål:

• Hvem vil bruge dette dokument? – Vil det være en førstegangsbruger eller en mere avanceret bruger?
• På hvilket tidspunkt vil brugeren tage fat i dette dokument? Leder de efter generel eller ekstra information om værktøjets kapaciteter, eller en løsning på et specifikt problem?
• Hvilken enhed vil de bruge det på? Hvis det er en mobil enhed, er videoer klare nok?
• Hvad er deres behov og forventninger? Vil brugeren foretrække at se en dynamisk video eller kigge på et diagram?

Når du først forstår din målgruppe og deres behov, kan du begynde at oprette din dokumentation. For eksempel, hvis din målgruppe er nybegyndere, bør dokumentationen være tilgængelig på hver eneste trin, skrevet i et simpelt, letforståeligt sprog, og inkludere detaljerede instruktioner.

Husk, at velorganiseret dokumentation ikke kun hjælper brugerne med at forstå produktet, men også sparer tid, de ellers ville have brugt på at søge efter svar på deres spørgsmål. Dette reducerer frafald, det vil sige den procentdel, hvor kunder stopper med at abonnere på en tjeneste.

Klart kommunikation

At skabe effektiv produktdokumentation handler ikke kun om at vælge den rigtige kommunikationsform (f.eks. videoer, visuelle elementer, vidensbase), men også om at skrive og kommunikere klart og præcist. De grundlæggende principper for effektiv kommunikation i produktdokumentation er som følger:

• Brug klart sprog – undgå teknisk sprog og komplicerede termer. For eksempel, i stedet for at sige “initiere et projekt,” kan du sige “starte et projekt.”
• Vær specifik – giv eksempler for at hjælpe brugerne med at forstå, hvordan de bruger produktet. For eksempel, i stedet for at sige “giver dig mulighed for at tilføje teammedlemmer til et projekt,” sig “tilføj et teammedlem til et projekt ved at klikke på den grønne knap nederst på projektstyringssiden” og tilføj et screenshot med en visuel ledetråd.
• Undgå passiv stemme – aktiv stemme er lettere at forstå og læse. For eksempel, i stedet for at sige “projektet kan startes af lederen,” sig “lederen kan starte projektet.”

Der er mange andre principper at følge, men det vigtigste er at huske, at effektiv produktdokumentation skal være forståelig for brugerne og hjælpe dem med at bruge produktet effektivt.

Brug af visuelle elementer i produktdokumentation

Visuelle elementer, såsom billeder, gifs, korte videoer, diagrammer og infografikker, kan i høj grad forbedre forståelsen af produktdokumentation. For eksempel kan et screenshot, der viser, hvor “Tilføj Teammedlem” knappen er placeret på siden, være meget nyttigt for førstegangsbrugere. Når du opretter dokumentation, skal du også bruge klare overskrifter og en simpel skrifttype for at organisere teksten.

Opdatering og vedligeholdelse af produktdokumentation

Produktdokumentation er ikke et statisk dokument. Det skal opdateres regelmæssigt for at afspejle ændringer i produktet. Regelmæssige opdateringer er afgørende for, at dokumentationen kan opfylde sit formål. For eksempel, hvis du introducerer en ny funktion til din projektstyringssoftware, bør du opdatere dens produktdokumentation for at tage højde for det.

Udgivelse og distribution af produktdokumentation

Udgivelse og distribution af produktdokumentation er lige så vigtigt som at skabe det. Du skal sikre dig, at din dokumentation er let tilgængelig for brugerne, uanset hvor de er, eller hvilken enhed de bruger. For eksempel kan du uploade din produktdokumentation til din hjemmeside eller sende den direkte til brugerne via e-mail.

Top dokumenthåndteringssystemer for produktledere

Produktledere har mange værktøjer til rådighed, der kan hjælpe dem med at oprette og administrere produktdokumentation. Populære løsninger inkluderer:

• Google Docs er en cloud-baseret tjeneste til oprettelse og redigering af dokumenter. Det er et populært værktøj for produktledere, fordi du kan få adgang til det på enhver enhed, og det kan bruges af flere teammedlemmer.

• Firmbee er et omfattende projekt- og teamstyringsværktøj, der giver brugerne mulighed for at udføre opgaver fra hvor som helst i verden i realtid. Produktledere kan nemt organisere deres arbejde og deres kollegers, spore fremskridt, kontrollere budgetter og gennemføre rekrutteringsprocesser.

• Notion er en opgave- og projektstyringsapplikation, der kan bruges til at spore opgaver, noter og filer. Notion er et populært valg for produktledere, fordi det er fleksibelt og kan tilpasses.

• Zendesk Guide er en kundeservice-løsning, der kan bruges til at oprette og dele vidensbaseartikler. Zendesk Guide er et populært valg for produktledere, da det giver dem mulighed for at yde support og hjælpe kunder med at løse deres problemer.

Sammenfatning

At oprette og administrere produktdokumentation er en ofte undervurderet opgave. Mange udviklere af digitale produkter mener, at et veludformet produkt er selvforklarende. Men produktdokumentation bør være mere end blot en brugervejledning.

Det bør også være et værktøj, der kan hjælpe med at øge kundernes bevidsthed om produktet og analysere deres interesse for nye funktioner, samt antallet af visninger af bestemte artikler eller forklaringer. Sådan analyse hjælper virksomheder med bedre at administrere deres produkter og forbedre brugeroplevelsen. Så det er værd at bruge tid og kræfter på at skabe effektiv produktdokumentation, der kan tjene både dig og dine brugere.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.