Hvad er et projekt? | #1 Kom godt i gang med projektledelse

Hvad er et projekt? Projekter, projekter, projekter – de er permanent blevet en del af forretningslederes ordforråd. De er kortvarige, komplekse aktiviteter med en forudplanlagt ramme, fokuseret på et specifikt resultat. Det er svært at forestille sig rettidig opnåelse af forretningsmål og opgavebaseret budgetplanlægning uden dem. Men markedet bevæger sig væk fra modellen, hvor vi skaber og leverer et produkt én gang. Det satser på et langsigtet forhold til brugerne, kontinuerlig kontakt, agil forbedring, justering og finjustering uden ende. Så giver projektplanlægning og -udførelse ikke længere mening? Er projekt et buzzword, der definerer en forældet måde at drive forretning på? Læs videre for at finde ud af mere.

Hvad er et projekt? – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er et projekt?
2. Projektets midlertidige karakter
3. Gymnastiske virksomheder
4. Projektets begyndelse og slutning
5. Unikke resultater
6. Sammenfatning

Hvad er et projekt?

Verdens største organisation for personer involveret i projektledelse er Project Management Institute (PMI). Grundlagt i 1969 har det næsten 3 millioner mennesker, der arbejder som projektledere eller studerer forskellige aspekter af ledelse. Organisationens alder betyder dog ikke, at den viden, den promoverer, ikke er opdateret og tilpasset kravene fra nutidens marked. Forretningsprojekter klarer sig godt, og PMI estimerer, at antallet af projektledere forventes at stige med op til 33% inden 2027, hvilket skaber 22 millioner nye job verden over.

PMI udgiver periodisk nye og forbedrede versioner af bogen med titlen Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Den seneste, syvende version blev udgivet i august 2021, og i modsætning til de tidligere versioner blev den faktisk omskrevet. Trods alt har projektledelse for nylig ændret sig næsten lige så hurtigt som det digitale arbejdsmiljø.

Definitionen af et projekt, et centralt begreb for PMI, har dog næppe ændret sig. Et projekt defineres som følger: “En midlertidig bestræbelse på at producere et unikt produkt, en service eller et resultat. Den midlertidige karakter af projekter indikerer begyndelsen og slutningen af et projekt eller en fase af projektarbejde. Projekter kan udføres alene eller være en del af et program eller en portefølje.”

Ordet “projekt” definerer så en meget specifik og bevidst handling, takket være hvilken et produkt eller en organisation gennemgår en forventet metamorfose, hvis resultater kan måles. I den følgende tekst vil vi uddybe og forklare elementerne i definitionen fra PMBOK. Vi vil besvare spørgsmålene:

• Hvad betyder det, at projektet er en midlertidig bestræbelse?
• Hvad er betydningen af begyndelsen og slutningen af et projekt?
• Hvordan forstår man unikheden af resultatet af et projekt?

Vi vil dog afsætte separate tekster til at diskutere de faser, som et projekt består af, og hvilke typer projekter der findes.

Projektets midlertidige karakter

Projekter har en bestemt tidsramme og en engangs karakter. Derfor er midlertidigheden en af de vigtigste karakteristika ved et projekt, som hjælper med at skelne det fra et produkt. Den engangs karakter og unikke resultat gør det muligt at skelne projekter fra processer, der udføres i en virksomhed. Et projekt kan således være:

• opførelse af et enfamiliehus
• åbning af en filial af en virksomhed i en anden by
• organisering af et virksomhedsevent
• omdesign af en hjemmeside
• forberedelse af en ansøgning om finansiering af virksomheden fra europæiske fonde

Gymnastiske virksomheder

I den traditionelle tilgang blev en detaljeret projektudførelsesplan betragtet som en integreret del af projektet. Så projektteamet gik i gang med arbejdet udstyret med en detaljeret opgaveliste, der dækkede hele projektets varighed – fra start til slut. Men efterhånden som projektledelsesmetoderne er blevet mere modne, har denne tilgang gradvist ændret sig.

I PMIs rapport med titlen “Pulse of the Profession 2021: Beyond Agility” er virksomheder, der tager en ny tilgang og frit bruger projektledelsesmetoder og principper i overensstemmelse med markedets krav, blevet kaldt gymnastiske. De bruger “den rigtige tilgang på den rigtige måde på det rigtige tidspunkt for at levere det, der er nødvendigt.”

Selvom sådan ledelse på papiret ser lidt mindre imponerende ud end traditionelle metoder, fungerer det meget godt i praksis. Især i ledelsen af højrisikoprojekter og hybride og fjernteams.

Projektets begyndelse og slutning

Efterhånden som vi bevæger os væk fra kaskade-tilgangen (Waterfall-metoden) og den voksende popularitet af agile metoder (Agile) og deres varianter (såsom Scrum og Scrumban), er det blevet populært at betragte det som normen at tackle opgaver gradvist, deres detaljerede budget og midler til udførelse.

Uforanderligt er et projekt dog forskelligt fra andre bestræbelser, da det har en præcist defineret begyndelse og slutning. Når vi starter et projekt, har vi et klart defineret mål og en vision for, hvad vi ønsker at opnå. Vi har også et defineret budget, en tidsplan for opgaver og kriterier for færdiggørelse.

Unikke resultater

Hvert projekt, udover sin midlertidige karakter, specifikke formål, begyndelse og slutning – har et unikt resultat. For de nævnte eksempler vil resultaterne være engangs – opførelsen af et enfamiliehus på en bestemt adresse, eller afholdelsen af et virksomhedsevent på Sunrise Hotel den 29. februar 2023.

Den engangs karakter af projektet betyder, at genbrug af den viden og de færdigheder, der er erhvervet ved udførelsen af et projekt, kræver tilpasning til nye forhold. For eksempel, hvis vi engang formår at opnå finansiering til virksomhedens udvikling fra EU, betyder det ikke, at vores næste ansøgning også vil være succesfuld. Hver næste ansøgning vil være unik, da mange faktorer ændrer sig:

• præstationsparametre
• markedsrealiteter
• implementerede opgaver
• tidsramme
• kriterier, der definerer begyndelsen og slutningen af projektet

Selvom gennemførelsen af et projekt er forbundet med en stor bestræbelse, er det værd at huske, at et projekt endda kan være at forny møblerne i en virksomheds have. Dette skyldes, at det ikke er antallet af involverede personer eller den planlagte eller faktiske gennemførelsestid, der bestemmer, om en bestræbelse er et projekt.

Sammenfatning

Projektledelse er en af de mest ønskede færdigheder på arbejdsmarkedet. Derfor er det så vigtigt at forstå, hvad projekter er, og have en fleksibel tilgang til deres gennemførelse for erhvervslivet.

Vi har lige besvaret spørgsmålet: Hvad er et projekt? Tjek vores andre serier om Python og Javascript!

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.