Områder af projektaktivitet | #8 Kom godt i gang med projektledelse

Et projekt bør altid afsluttes med leveringen af et værdifuldt produkt eller realiseringen af et forretningsmål. Men kan vi definere områderne for projektaktivitet? Hvem påvirkes af projektet, og gennem hvilke faser skrider det frem eller cykler, hvis vi betragter hele projektets varighed?

Projektaktivitet – indholdsfortegnelse:

1. Områder for projektaktivitet – introduktion
2. Projektfaser
3. Mennesker i projektet
4. Formel projektledelse
5. Områder for projektaktivitet – opsummering

Områder for projektaktivitet – introduktion

2021 PMBOK fremhæver hele otte områder, hvis interaktion er afgørende for helheden af ethvert projekt. Disse er:

• interessenter
• team
• metode
• planlægning
• udførelse
• levering
• måling og analyse, og
• risici ved projektimplementering.

De ovenstående felter blander sig og er indbyrdes forbundne. I løbet af projektets livscyklus ændrer den betydning, der knyttes til hver, sig også. Ingen er dog udelukket eller definitivt lukket før projektets afslutning. Denne erklæring virker indlysende, når man tænker på betydningen af projektteamets deltagelse i hver fase af projektet. Det er dog værd at have in mente, når man tænker på faserne i et projekt. Trods alt er planlægning ikke afsluttet, før man går videre til udførelsesfasen. Det finder cyklisk sted, efterhånden som mere arbejde detaljeres, og detaljerne i dens udførelse aftales med interessenterne.

Lad os nu se på projektområderne fra et bredere perspektiv. Hvad er de spørgsmål og problemer, der skal løses i hver af dem?

Projektfaser

Tidsdimensionen for et projekt er primært knyttet til dets planlægning, udførelse og levering. Men hvordan disse faser er indbyrdes forbundne, hvor mange gange, og i hvilke cykler de følger hinanden, er nært relateret til metoden for projektimplementering, som bestemmer dets livscyklus.

I PMBOK defineres en projektfase som et sæt af logisk relaterede aktiviteter, der fører til et eller flere leverancer. En projektlivscyklus er simpelthen en række faser, der fører fra vision til projektets afslutning.

For eksempel, i kaskademetoden (Waterfall), følger projektfaserne hinanden sekventielt og kun én gang. Hvis projektet derimod implementeres i en af de agile metoder, følger de hinanden flere gange, hver gang med det resultat, der leveres i den foregående iteration, som udgangspunkt.

Lad os for eksempel antage, at målet med projektet er at udvikle en skræddersyet mobilapplikation til overvågning af ældres fysiske aktivitet. I den første tilgang til planlægning sætter vi den generelle ramme for projektet og vælger en agil metode. For det første skal vi definere projektets omfang. Med andre ord, finde ud af:

• Hvilket tidsrum og budget har vi til rådighed,
• Hvilken slags team har vi brug for, og
• Hvad er interessenternes forventninger, dvs. på den ene side kunden, og på den anden – de ældre, der vil bruge applikationen?

Men i den første tilgang til planlægning skriver vi kun detaljeret de opgaver, der er beregnet til at blive afsluttet i den umiddelbare sekvens. Det vil sige, normalt dem, der relaterer sig til selve planlægningen, men slutter med et specifikt resultat – for eksempel oprettelsen af et team. Først i den anden og efterfølgende runder, allerede med deltagelse af projektteamet, vil vi dykke ned i opgaverne relateret til arbejdsdelingen og implementeringen af opgaver, der tilhører projektet.

Mennesker i projektet

De mennesker, der er afgørende for projektet, er interessenterne og projektteamet. Interessenter kan betegne organisationer, grupper og enkeltpersoner, blandt andre:

• kunde eller kunder
• forretningspartnere
• projektets modtagere – for eksempel de ældre fra det projekt, vi beskrev ovenfor.

Således beskriver ordet “interessenter” alle dem, der er eller kan blive påvirket af projektimplementeringen.

Et projektteam består derimod af specialister, der udfører fælles tildelte opgaver, der fører til realiseringen af projektmålet. I eksemplet med mobilapplikationen ville der være mindst fire roller at udfylde i teamet:

• programmer – ansvarlig for den tekniske side af den mobile løsning,
• forsker – hvis opgave ville være at kontakte ældre og vurdere, hvordan deres aktivitet kan overvåges optimalt ved hjælp af en mobil enhed,
• UX/UI designer – den person, der er ansvarlig for indholdet og driften af applikationen fra brugerens synspunkt, samt dens visuelle design.

Den person, der er ansvarlig for teamet og projektet, er projektlederen, også kaldet projektleder. Det er op til ham at håndtere både de interpersonelle og formelle dimensioner af projektledelse.

Formel projektledelse

Den formelle side af projektledelse, som projektlederne er ansvarlige for, omfatter:

• udvælgelse og implementering af ledelsesmetoden,
• planlægning og vedligeholdelse af nødvendig dokumentation, statistik og målinger, såsom overvågning af projektfremskridt,
• risikostyring.

Disse er nøgleområder fra et forretningsmæssigt synspunkt. Faktisk er valget af en ledelsesmetode tilpasset de opgaver, der er på spil, en vigtig faktor, der kan bestemme hele projektets succes eller fiasko. Løbende opdateret planlægning, projektovervågning og risikanalyse er essentielle, ikke kun på grund af fordelene ved videnbaseret projektledelse, som muliggør bevidst læring af egne fejl. De er også afgørende på grund af – ofte formelt pålagte – interessentkrav om løbende adgang til dokumenter, der viser projektets nuværende status.

Områder for projektaktivitet – opsummering

Hvert projekt består af otte handlingsområder, som omfatter spørgsmål vedrørende: den tidsmæssige ramme for projektimplementering, mennesker der påvirkes af det på forskellige måder, og den formelle styringsramme. Alle disse er relevante gennem hele projektet og påvirker hinanden, idet de støtter eller hindrer målet.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.