Vigtigheden af projektlukning | #22 Kom godt i gang med projektledelse

Den formelle afslutning af projektet kan synes at være af lille betydning. Med alle opgaver afsluttet og projektets mål opnået, hvad med et kort møde i en venlig atmosfære og gensidige lykønskninger? Også dette er det værd at planlægge et passende langt møde med teamet og interessenterne. Husk dog, at projektets afslutning er det nøgleøjeblik, ikke kun på grund af integrationen af de involverede i projektet.

Projektafslutning – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Hvad med at droppe afslutningen helt?
3. Hvordan man afslutter et projekt godt
4. Liste over opgaver ved afslutning af projektet
5. Sammenfatning

Introduktion

Projektledelse kan præsenteres som fem grupper af processer, herunder:

• Initiering – definere omfanget og betydningen,
• Planlægning – fastlægge projektets omfang og specifikke mål, der skal opnås,
• Udførelse – udføre det planlagte arbejde,
• Overvågning og kontrol – løbende tjekke, om arbejdet forløber som planlagt,
• Afslutning – den formelle afslutning af projektet.

I dag vil vi fokusere på den sidste gruppe af processer, nemlig projektafslutning. Dette er en lille gruppe opgaver. Dog har den en betydelig indvirkning på opfattelsen af hele projektet, lignende projekter udført inden for samme portefølje eller portefølje, samt fremtidige projekter udført for den samme kunde. Vi vil foreslå, hvad man skal være opmærksom på for at afslutte projektet med succes, fuldføre kontrakten og drage de mest interessante lektioner til fremtiden.

Hvad med slet ikke at lave projektafslutningen?

At give op på opgaven med projektafslutning virker fristende. Efter at have opnået målet, synes en glidende overgang til initieringen af det næste projekt bedre. At anvende den viden og de færdigheder, der er opnået fra de seneste opgaver, synes nu simpelt og intuitivt. Men at springe den formelle projektafslutning over medfører også visse risici. Her er hvorfor.

Forringelse af image

Forringelse af teamets og projektlederens image er det første og akut følte resultat af at forsømme projektafslutningsprocesserne. Et uafsluttet arbejde eller et uafsluttet projekt, der er opført i virksomhedens system, ser ikke godt ud. Mere vigtigt er, at det sænker troværdigheden af entreprenørerne, selvom kunden er tilfreds med resultaterne af projektet. Dette kan forårsage uenigheder vedrørende fremtidige projekter eller mindre favorable samarbejdsvilkår.

Duplicering af arbejde

Mangel på ordentlig dokumentation af det afsluttede projektmål betyder, at andre medlemmer af organisationen ikke vil lære om det. Med andre ord, de vil ikke kende de løsninger, der er udviklet i vores projekt. Og de kan begynde at implementere et meget lignende projekt om et stykke tid, i stedet for at bygge videre på det, de allerede har.

Gået glip af muligheder

Projektlederens opgaver udført i projektafslutningsfasen inkluderer at skabe dokumentation, der beskriver de forventede fordele ved projektet. Disse kan inkludere kommercielle anvendelser samt interne eller kundeimplementeringer.

Uden at fuldføre denne formalitet kan selv et meget succesfuldt projektresultat blive “forladt” (det forladte produkt). Dette kan ske, hvis det ikke kommunikeres ordentligt til de specialister, der er involveret i kundekontakt, salg og marketing. Som et resultat vil det simpelthen ikke dukke op på markedet på trods af alle chancer for succes.

Formelle risici

Afslutning af et projekt udført for en kunde involverer afslutning af kontrakten, hvor alle nødvendige dokumenter skal forberedes og underskrives til tiden. Derfor indebærer uafsluttede processer en reel risiko for formelle mangler, der er kostbare for virksomheden.

Det er af disse grunde, at det er tilrådeligt at bruge den afsluttende fase af projektet til at afslutte alle ting. Så du kan prale af de aktiviteter, der er blevet knappet op til den sidste knap.

Hvordan man afslutter et projekt godt

God projektafslutning bør inkludere tre områder:

• Teknisk afslutning af projektet – for at sikre, at projektets mål blev opnået, og alle opgaver blev afsluttet,
• Læring – for at tage lager af, hvad der blev gjort godt, og reflektere over, hvad der gik galt, både i udførte opgaver og projektledelse,
• Samarbejde og motivation – for at anerkende hver teammedlems bidrag til det udførte arbejde og fejre projektets succes.

Liste over opgaver ved afslutning af projektet

For at starte med at fejre succes så glat som muligt, er det bedst at oprette en liste over afsluttende opgaver og planlægge dens implementering i henhold til den valgte metode. Selvom hvert projekt har sine specifikationer, bør følgende opgaver være på listen:

1. Sikre at projektresultatet opfylder de strategisk vigtigste, og helst alle, kriterier, der er angivet i projektets dokument.
2. Tjekke om projektresultatet udtømmer omfanget af implementeringen.
3. Forberede projekt dokumentation og gøre den tilgængelig for alle interessenter.
4. Verificere om alle brugere af projektresultatet kan anvende det og har adgang til dokumentationen.
5. Gennemgå kontrakter med kunder og teammedlemmer for at se, at alle krav er opfyldt.
6. Sikre at du har dokumentation for accept af alle resultater fra kunden eller andre autoriserede interessenter.
7. Afholde et møde eller møder for at afslutte kontrakter.
8. Forberede et dokument med feedback til fremtiden om projektledelse.
9. Sammen med teamet, forberede et dokument om reglerne for samarbejde i teamet og de problemer, der skal løses, før det næste projekt påbegyndes.
10. Arkivere alle projektmaterialer.
11. Afholde et møde for at afslutte projektet.

Hver opgave på ovenstående liste skal forfines i henhold til kravene fra vores projekt og interessenter. Men for at gennemføre trinene til at afslutte projektet med succes, er det godt at holde sig til den generelle liste og ændre den med hvert projekt.

Sammenfatning

Et afsluttet projekt kræver en formel konklusion, men også lærte lektioner og tid til at fejre succes med teamet. At sikre, at målet såvel som målene er blevet opfyldt, og at kunden er tilfreds med resultaterne, er de vigtigste skridt, en projektleder skal tage. Men det er ikke værd at forsømme at forberede tilgængelig dokumentation og gøre den tilgængelig for de rette personer. Det er sidstnævnte, der kan bestemme den fremtidige skæbne for vores projekt – selvom alt synes klart nu.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.