Udfordringer, projektledere står overfor, når de arbejder med et team | #32 Kom godt i gang med projektledelse

Når arbejdet med et team ikke går som det skal, skal projektlederen diagnosticere problemet så hurtigt som muligt. Hvad forårsager negative følelser i teamet? Hvilken effekt har projektlederens holdning på situationen? Og hvilke følelser føler han eller hun? Er problemet forårsaget af konfliktende karakterer, divergerende verdenssyn eller teammedlemmernes manglende evne til at arbejde sammen?

Udfordringer, projektledere står overfor, når de arbejder med et team – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Negative følelser i teamet
3. Projektlederens følelser
4. Interpersonelle problemer
5. Sammenfatning

Introduktion

En projektleders samarbejde med et team er en udfordring, ikke kun på grund af de opgaver og mål, der er fastsat af virksomheden og interessenterne. I dag vil vi se på de svære følelser, der følger med teamdynamik, de problemer de forårsager, samt se på måder at håndtere de spændinger, der opstår.

Meget ofte er den dybeste kilde til problemer kommunikationsproblemer i teamet, mens løsningen – evnen til at se dem og have en frugtbar samtale. Hvilke følelser bør en projektleder være særlig opmærksom på?

Negative følelser i teamet

Man bør aldrig overvurdere den gode atmosfære inden for et team. Men hvordan kan man spotte de første tegn på ændringer for at reagere på de ugunstige følelser og modløshed, der kan føre til manglende engagement og vilje til at fortsætte med at deltage i projektet?

Spredning

Teamets distraktion er måske ikke åbenlys for projektlederen ved første øjekast. Tværtimod, i et team, der ikke fokuserer nok på sine opgaver, kan der være en atmosfære fyldt med gensidig venlighed og humor. Desværre vil de indikatorer, der observeres under projektmonitorering, ubarmhjertigt vise, at overdreven interaktion, der bringer personlige emner op og diskussion af en medarbejders opgaver af hele teamet, ikke oversættes til gode projektarbejdsresultater.

Nogle gange optræder distraktionen midlertidigt. Hvis det sker i feriesæsonen eller omkring helligdagene, er det usandsynligt, at man finder nogen årsag til reel bekymring. Ellers, hvis situationen vedvarer, bør man søge årsager blandt:

• antallet og sværhedsgraden af de opgaver, der udføres af teamet – måske er der for få og lette opgaver, så teammedlemmerne ikke fokuserer på at fuldføre dem, og bruger det meste af deres tid i ikke særlig produktive møder, samtaler og meme-udvekslinger; problemet kan løses ved at øge antallet af opgaver, reducere længden af planlagte møder eller indføre mødefrie dage,
• tilstedeværelsen af en joker – måske er der kommet en ny medarbejder eller to med joker-personlighed ind i teamet? Så bør en samtale og opmærksomhed på problemet, eller delvis involvering i opgaver relateret til et andet projekt, være tilstrækkeligt,
• tilstedeværelsen af en højtydende eller omuddannet person – når de ikke anerkendes af projektlederen, får de samme mængde opgaver som resten af teamet. Uden tilstrækkelige udfordringer begynder sådanne personer simpelthen at kede sig, hvilket derefter distraherer og demotiverer resten af projektteamet.

Stress

Hvis teammedlemmerne konstant arbejder under pres, opstår der hurtigt problemer med at kontrollere deres egne følelser. Ifølge 2015 Wrike Work Management Report er de mest almindelige årsager til stress under arbejdet med et team:

52% – mangel på nødvendige oplysninger,

51% – problemer med at prioritere opgaver,

49% – urealistiske krav,

47% – konstant skiftende deadlines for opgaver,

44% – uklart lederskab og uklart ansvar for opgaver.

Derfor angiver rapporten, at de vigtigste årsager til stress ikke ligger i typen af udførte opgaver, men i cirkulationen af projektinformation. Og mens man håber, at kommunikationen i teams er forbedret takket være udbredelsen af projektledelsessoftware som Firmbee, er det stadig ikke værd at nedtone denne faktor.

Mangel på engagement

Teamets involvering i opgaver, der udføres sammen, er også direkte relateret til god kommunikation inden for teamet. Når hver person ved:

• omfanget af deres aktiviteter,
• til hvem de skal henvende sig i tilfælde af problemer, og
• formålet med deres handlinger,

er de usandsynligt i fare for faldende motivation og engagement i projektarbejdet.

Og disse, igen, fremmes ikke af manglen på gensidig støtte, samt de problemer, der er forbundet med fjern- og hybridarbejde.

Projektlederens følelser

Hvis du som projektleder har svært ved at finde årsagen til problemerne, når du arbejder med et team, bør du måske ændre dit søgeområde og starte så tæt på som muligt: ved at tage et nærmere kig på dine vaner, adfærd og motivationer.

Øget ansvar og manglende evne til at kontrollere mange parametre for projektudførelsen er de mest almindelige årsager til følelsesmæssige problemer i en projektleders arbejde.

At arbejde med et team kan indikere jobudbrændthed. Så mange som 75% af medarbejderne oplever det, og projektledere er i højere risiko på grund af de høje krav og pres i deres job. Udbrændthed kan oversættes til:

• konstant træthed,
• irritabilitet,
• aggression,
• utålmodighed,
• forværret fremmedgørelse og følelser af fremmedgørelse.

For at gøre tingene værre, oversætter projektlederens negative holdning direkte til en teamatmosfære, hvilket øger stressniveauerne sammen med forværrede konflikter mellem projektteammedlemmerne.

Interpersonelle problemer

Hvilke følelser i interpersonelle relationer truer mest den glidende funktion af et projektteam? Vrede kan føre til personlige konflikter og mangel på team samarbejde. Angst forårsager mangel på engagement og undgåelse af ansvar. Frustration kan ødelægge motivationen og viljen til at arbejde.

Deres kilder i projektteamets arbejde er oftest:

1. Personlige konflikter mellem teammedlemmer – kan stamme fra forskelle i arbejdsstile, personlige uenigheder samt mangel på respekt for grænser.
2. Mangel på involvering af én person i teamets arbejde – kan skyldes utilstrækkelig motivation, misforståelse af mål eller udelukkelse fra deltagelse i beslutningstagning.
3. Konflikten mellem projektlederen og teamet – kan stamme fra overdrevne forventninger, uklare krav eller tilstedeværelsen af en person i teamet, der stræber efter en lederrolle.

For at løse disse problemer bør projektlederen fremme en kultur af åbenhed og respekt og huske at involvere alle teammedlemmer. Både dem, der ikke siger noget, når de ikke bliver spurgt, og dem, der altid prøver at tale for sig selv og teamet.

Sammenfatning

Følelseshåndtering spiller en meget stor rolle i teamwork. Distraktion, stress og mangel på engagement, samt vrede, angst og frustration, kan føre til interpersonelle problemer og mangel på engagement. For at løse disse problemer bør en projektleder observere ikke kun teamet, men også sig selv, med særlig opmærksomhed på symptomerne på udbrændthed. Nøglen til at pleje følelser er god kommunikation, fremme af åbenhed og respekt, og sikre, at alle teammedlemmer er engagerede og motiverede til at arbejde på projektet.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.