Planlægningsområdet inden for projektledelse | #17 Kom godt i gang med projektledelse

Planlægning i projektledelse tager lige så lang tid som hele projektet. Først skabes det bredeste billede, milepæle fastsættes, og de vigtigste implementeringsområder, nogle gange kaldet epics, identificeres. Men selv dagen før projektet afsluttes, er der stadig et afslutningsmøde, der skal planlægges.

Planlægning i projektledelse – indholdsfortegnelse:

1. Planlægning i projektledelse – introduktion
2. Projektområder
3. Planlægningsområde
4. C.L.E.A.R
5. Sammendrag

Introduktion

I den traditionelle kaskade tilgang var der en planlægningsfase, der gik forud for projektimplementeringen. Det var i denne fase, at udarbejdelsen af en detaljeret tidsplan for aktiviteter, fastsættelse af milepæle og tildeling af budgetressourcer blandt de forskellige opgaver skulle afsluttes. Når planlægningen i projektledelse var afsluttet, var det nok at gå videre til implementeringen og afkrydse afsluttede opgaver trin for trin. Men virkeligheden i projektledelse har divergeret skarpt fra det idealiserede billede, hvor planlægnings- og implementeringsfaserne af et projekt let kan adskilles.

Projektområder

Den seneste PMBOK henviser ikke længere til på hinanden følgende faser af projektplanlægning og udførelse. I stedet har projektledelsesområdet adskilt præstationsområder, som er de områder, hvor et projekt finder sted, snarere end dets tidsmæssige ramme. Faktisk er disse områder:

• interessenter
• team
• metoder og projektlivscyklus
• planlægning
• projektimplementering
• levering af resultater
• overvågning
• usikkerheder og risici

De blander sig og krydser hinanden mange steder. Men at tale om områder i stedet for faser gør det lettere at skelne mellem projektlivscyklussen og den anvendte arbejdsmetode. I mange tilgange sker planlægning, udførelse og levering af resultater mange gange i løbet af projektet.

Planlægningsområde

Med planlægning i projektledelse udføres projektet på en organiseret, koordineret og målrettet måde. Den viden og de færdigheder, der opnås under projektudførelsen, tilpasses løbende for mest effektivt at forfølge projektmålet. Derfor defineres planlægningsområdet i PMBOK som:

“Aktivitetsområdet, der involverer de aktiviteter og funktioner, der er forbundet med den indledende, løbende og udviklende organisation og koordinering, der er nødvendig for at levere projektresultater og -udfald.”

Dette betyder, at elementer af planlægning kan findes i næsten hvert øjeblik af projektet. De er til stede i initieringsfasen, når arbejdet med at implementere projektet endnu ikke er begyndt, men også i dets afsluttende faser, hvor resultaterne af teamets arbejde bliver testet og implementeret på kundens sted.

Forbundet med planlægningsområdet er dokumenter og værktøjer, der samlet kaldes artefakter. Selvom de primært bruges i projektplanlægningsområdet, bruges de ofte også i andre områder. For eksempel:

• Backlog – tager ofte form af Kanban-tavler og er en samling af opgaver, der er planlagt til udførelse, det tilhører også området for projektudførelse,
• Projektledelsesplan – gælder også for interessentområder og projektimplementering,
• Risikoledelsesplan – tilhører også området for usikkerhed og risiko.

Men uanset hvad er det mest vigtige aspekt af planlægning at skabe en handlingsplan, der vil føre til effektiv realisering af projektmålet.

C.L.E.A.R

C.L.E.A.R. er en af metoderne til at formulere mål. Den blev formuleret af Adam Crick. Akronymet udvides som følger:

• C – Samarbejdende, eller Delt – når man planlægger et projektmål, er det vigtigt at huske at opfordre projektteamet til at arbejde sammen
• L – Begrænset, eller Restrikteret – rammerne for det planlagte projekt skal defineres og være kendt af alle interesserede parter
• E – Emotionelt, eller Emotionelt Påvirket – projektmålet bør arve fra sin vision evnen til at vække ønsket om realisering
• A – Værdifuldt – at planlægge et mål, der er for lille, fungerer simpelthen ikke for fantasien, det bør sætte barren højt nok til at stimulere ambitionen
• R – Forbedringsvenligt, hvilket betyder i stand til at ændre form og justeres under nye forhold

Det sidste punkt i C.L.E.A.R. metoden er særligt vigtigt for planlægningsområdet. Dette skyldes, at det understreger behovet for at tilpasse målet til betingelserne for projektimplementeringen og kontinuiteten i planlægningsprocessen.

Brugen af C.L.E.A.R. kan hjælpe i effektiv planlægning for at opnå et projektmål. Dette skyldes, at det knytter planlægningsområdet til teamområdet. Dette, igen, bliver nogle gange marginaliseret, når man bruger almindeligt anvendte metoder til at formulere mål, såsom SMART, for eksempel. Så det er værd at kombinere de to metoder, og dermed opnå et bredere billede og mere interessante planlægningsmuligheder.

Planlægningsområdet i projektledelse. Sammendrag

Planlægningsområdet er allestedsnærværende i projektledelse. Det følger næsten alle projektlederens aktiviteter. Dette skyldes, at det er til stede allerede i initieringsfasen, der definerer, hvad projektet er til. I sin tur spiller det en stor rolle i den indledende planlægning, tidsplanlægning og definition af projektmilepæle. Men når man planlægger projektopgaver, er det vigtigste at handle i ånden af lean, det vil sige at planlægge i detaljer kun hvad planlægningen kræver. Og tilpasning, dvs. straks at bruge den viden, der er opnået under projektet, til at forbedre effektiviteten af operationerne.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.