Projektudførelse | #20 Kom godt i gang med projektledelse

Projektudførelse er implementeringen af opgaver, der fører til opnåelsen af det tilsigtede mål. Derfor omfatter området for projektudførelse mere end blot udførelse af dag-til-dag opgaver. Det handler også om at skabe processer, forvalte virksomhedens ressourcer og arbejde på at opbygge et åbent, inkluderende miljø, der fremmer samarbejde og læring.

Projektudførelse – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Område for projektudførelse
3. Processtyring i projektudførelse
4. Retrospektiv, læring og forbedring
5. Sammenfatning

Introduktion

Udførelsesområdet er et af de otte hovedområder, hvor projektaktiviteter finder sted. Det er ikke blot en fase, der følger efter opgaveplanlægning. Snarere definerer udførelsesområdet alt det arbejde, der foregår under projektet.

Område for projektudførelse

Projektudførelse er primært en lang liste af opgaver udført af hvert medlem af projektteamet. Disse vælges fra en liste over opgaver, der er udarbejdet af projektlederen, organiseret efter prioritet og som regel opslået på en Kanban-tavle.

Blandt de opgaver, der tilhører området for projektudførelse, finder vi både tilbagevendende cykliske aktiviteter relateret til for eksempel softwareopdateringer og engangsarrangementer, såsom design af et logo til en applikation.

Området for projektudførelse består af aktiviteter relateret til:

• Udførelse af daglige opgaver,
• Udvikling af nye opgaver,
• Ændring af opgaver, der allerede er udført og planlagt til udførelse,
• Skabelse af effektive processer,
• Kommunikation med interessenter,
• Forvaltning af materialer, udstyr, data og andre virksomhedens ressourcer,
• Forberedelse af dokumenter nødvendige for implementeringen af projektet,
• Observation af ændringer inden for og uden for organisationen, der kan påvirke projektimplementeringen,
• Løbende læring og korrektion af handlinger.

Vi vil tage et lidt nærmere kig på, hvilken rolle processtyring og læring spiller i projektimplementeringen, og hvor områderne for projektovervågning og implementering mødes tættest.

Processtyring i projektudførelse

For at ledelsen af projektprocesser skal tjene deres formål og ikke blive en unødvendig bureaukrati, skal de komme fra praksis. Derfor deles deres udvikling normalt mellem projektlederen og projektteamet. I denne tilgang bestemmes hver intern proces, også kaldet den tekniske eller produktionsproces, samtidig af to akser:

• Fasen for udførelse af opgaven
• Arbejdsgangen vedrørende en specifik opgave

Faser af opgaveudførelse

Faserne af en opgaves udførelse bestemmes af såkaldte porte, dvs. kriterier, som en opgave skal opfylde for at avancere til næste fase. Status for en given opgave kan ændre sig som følger:

• tiltænkt til udførelse – det vil sige, placeret af projektlederen på to-do-listen,
• i implementering – det vil sige, valgt til udførelse af et af projektteamets medlemmer,
• testet – opgaven er blevet afsluttet og overdraget til en anden person, der tester korrektheden og kvaliteten af dens udførelse; hvis testene fejler, returnerer opgaven til den forrige fase,
• afventer offentliggørelse – opgaven har bestået testen og er blevet godkendt til offentliggørelse, produktion eller overførsel til kunden, afhængigt af typen af projekt, der er i gang,
• færdig – alt arbejde er udført, og resultatet er blevet godkendt som færdigt.

Antallet af statuser justeres i henhold til projektteamets behov og de specifikke opgaver, der er i gang. Til gengæld er den minimumsversion, der ofte anvendes, de tre, der er taget fra klassiske Kanban-tavler, der definerer opgaven som “skal fuldføres”, “i gang” og “klar”.

Arbejdsgang

Arbejdsgangen vedrører de trin, der er nødvendige for en opgave, og hvem der udfører den på et givet tidspunkt. Det definerer derfor ansvaret for at fuldføre opgaven. Arbejdsgangen angiver også, hvilken handling der skal tages for at opgaven kan gå videre til næste fase af udførelsen.

Lad os overveje, hvordan arbejdsgangen for en opgave kunne se ud: “offentliggøre et indlæg på LinkedIn om projektets afslutning”. Det er at ændre dens status fra “i gang” til “færdig”. Dens arbejdsgang kunne se således ud:

• Valg af emnet for indlægget og indholdet af offentliggørelsen – den ansvarlige er en specialist i sociale medier, der delegerer opgaven til tekstforfatteren og grafikeren,
• Forberedelse af teksten – opgaven udføres af en freelancer, der specialiserer sig i tekstskrivning,
• Udvikling af grafik – en grafiker forbereder visuelle elementer i overensstemmelse med virksomhedens branding,
• Kvalitetskontrol – evaluering af en marketing specialist og eventuelle korrektioner eller godkendelse til offentliggørelse,
• Offentliggørelse – beslutningen om tidspunktet for offentliggørelsen træffes af den person, der styrer offentliggørelsesplanen.

Procesoptimering

En anden vigtig del af processtyring i projektudførelse er procesoptimering. Det involverer overvågning og reorganisering af processen, hvis den ikke kører glat. Det fokuserer hovedsageligt på at eliminere flaskehalse – det vil sige, øjeblikke hvor én person er ansvarlig for flere opgaver, end han eller hun kan fuldføre, mens andre teammedlemmer venter inaktivt, indtil han eller hun er færdig. Flaskhalse kan også være relateret til maskiners ydeevne eller udførelses- eller leveringstid for komponenter fra en ekstern leverandør.

Retrospektiv, læring og forbedring

At værdsætte læring og skabe et inkluderende miljø, der understøtter kommunikation og gensidig hjælp, fører til store resultater i projektledelse. Derfor er det værd at lægge særlig vægt på:

• de bedst udførte opgaver og fejre succeser,
• manglende opgavefuldførelse uden at bebrejde teammedlemmer,
• refleksion over, hvordan man arbejder og samarbejder som et team.

At forbedre sig sammen og lære af sine succeser og fiaskoer er den bedste måde at udvikle bedste praksis i opgavefuldførelse. På den anden side fører refleksion over arbejdsmetoder, motivation, de anvendte værktøjer og endda opgavefordelingen i teamet til en forbedring af teamets samlede effektivitet. Derfor er det så vigtigt at have regelmæssige møder, der ikke kun er dedikeret til opsummeringer af det udførte arbejde, men også til retrospektiver.

Dette skyldes, at noget af den viden, der er opnået, kan bruges med det samme. På denne måde fremskynder teamet opgavefuldførelsen og fordyber samarbejdet. Medlemmerne af projektteamet lærer bedre og bedre metoder til at fuldføre opgaver og forbedrer samarbejdet.

Sammenfatning

Området for projektudførelse kræver, at projektlederen designer processer, overvåger igangværende processer, observerer dem samtidig og forbedrer dem gradvist. Udførelsesområdet omfatter også alle opgaver udført af projektteamet, der gradvist fører til realiseringen af projektmålet.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.